In den Berichtseinstellungen lassen sich grundlegende Filtereinstellungen zu einem Bericht vordefinieren. Die Möglichkeiten, die sich Ihnen dadurch bieten, wollen wir Ihnen nun durch Beispiele näher erläutern. Öffnen wir zunächst einmal die Seite „Berichtseinstellungen“.

Wir erstellen nun eine neue Berichtseinstellung und erläutern Ihnen die einzelnen Punkte.

Erst mit dem Cummulativen Update 06 für Microsoft Dynamics NAV 2017 wurden die deutschen Übersetzungen für die Berichtseinstellungen hinterlegt. So wurde zum Beispiel aus „Last used options and filter“ „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“.

Klicken wir zunächst einmal auf „Neu“, wird automatisch eine neue Zeile eingetragen. Dieser Einstellung geben wir den Namen „Testeinstellung“. Jetzt haben wir die Möglichkeit einen Bericht zu hinterlegen. Wir wählen für dieses Beispiel den Bericht „Bankkontojournal“ mit der ID 1403. In der nächsten Spalte „Zugewiesen an“ kann der Benutzer ausgewählt werden, für den diese Berichtseinstellung gültig sein soll. Die darauf folgende Spalte „Erstellt von“ wird automatisch beim Erstellen der neuen Zeile mit Ihrem aktuellen Benutzernamen ge­füllt. Wir haben in der nächsten Spalte nun die Möglichkeit unsere vordefinierte Filterung des Berichtes auch anderen Be­nutzern mit dem Setzen des Hakens zur Verfügung zu stellen. Dadurch verschwindet aber natürlich jeder Wert, den Sie bereits in der Spalte „Zugewiesen an“ eingetragen haben. Zu guter Letzt geht es nun an die Ein­stellungen des Filters an sich. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeile mit dem passenden Bericht ausge­wählt haben und klicken Sie oben im Menüband auf „Bearbeiten“.

Nun öffnet sich folgendes Fenster, in welchem wir nun unsere entsprechenden Filter setzen können. Beispiel­haft sollen nur Datensätze in den Bericht aufgenommen werden, deren Lfd. Nr. kleiner als der Wert „50“ ist.

Mit einem anschließenden Klick auf „OK“ schließen wir das Fenster und die vorgefertigte Berichtseinstellung für den Bericht „Bankkontojournal“ ist unter dem Namen „Testeinstellung“ gespeichert. Nun öffnen wir diesen Bericht und das folgende Fenster erscheint.

Um nun unsere bereits definierten Einstellungen aufrufen zu können, klicken wir im Register „Saved Settings“ im einzigen Feld „Name“ auf den nach unten zeigenden Pfeil, um das Drop-Down-Menü mit vorgespeicherten Einstellungen einzusehen. Dort finden wir neben dem Standardwert „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“, auf den wir gleich noch eingehen werden, unsere gespeicherte Einstellung „Test­einstellung“

Wählen wir diese nun aus, werden genau die Filter gesetzt, welche wir in den „Berichtseinstellungen“ hinterlegt haben. Es lassen sich auch keine weiteren Änderungen in diesem Filter vornehmen.

Nun kann sich der Bericht wie gewohnt drucken lassen.

Kommen wir nun zu der gerade kurz erwähnten Filtereinstellung „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“. Diese Option bekommen Sie bei einem Bericht erst dann angezeigt, wenn Sie in diesem bereits schon einmal Filter ange­wen­det haben. Sobald Sie für einen Bericht Filter verwendet haben, werden diese auf der Seite „Berichtsein­stel­lungen“ mit Ihrem Benutzernamen und dem entsprechenden Bericht hinterlegt. Dies zeigen wir Ihnen nun ebenfalls in einem Beispiel.

Nutzen wir dafür wieder den Bericht „Bankkontojournal“. Beim erstmaligen Öffnen finden wir die Option „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“ nicht vor. Tragen wir nun eine beispielhafte Filterung ein.

Nach einem Klick auf „Vorschau“ schauen wir uns diesen Bericht kurz an und schließen das Fenster wieder.

Gehen wir nun wieder zurück auf die Seite „Berichtseinstellungen“ und suchen dort nach unserer entspre­chen­den Filterung „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“ mit dem Bericht „Bankkontojournal“ und unserem Benutzer­na­men.

Rufen wir nun diese gespeicherte Filterung wieder über die Funktion „Bearbeiten“ im Menüband auf und uns wird folgendes Bild geboten.

Zu sehen ist genau die Filterung, welche wir bereits im Bericht eingetragen hatten. Würden wir nun den Wert der Filterung abändern, würde sich auch die Filterung im Bericht ändern.

Rufen wir anschließend wieder den Bericht „Bankkontojournal“ auf, bekommen wir unsere neue Änderung direkt zu sehen.

Interessant wäre vermutlich auch das folgende Szenario zu erwähnen. Angenommen, Sie sind dabei ein Ver­kaufs­angebot auszudrucken. Nachdem Sie im Menüband auf die Option „Drucken“ geklickt haben, können Sie im darauffolgenden Fenster Filterbedingungen setzen. Nachdem Sie den Bericht gedruckt haben, und darauf­hin noch einmal die Aktion „Drucken“ auswählen, sollte Ihnen eine Sache auffallen: In der Option „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“ sind Ihre vorherigen Filterwerte nicht übernommen worden. Ändern Sie allerdings die „Gespeicherten Einstellungen“ und ändern Sie dann wieder auf die Option „Zuletzt verwendete Optionen und Filter“ zurück, werden plötzlich doch die im vorherigen Durchlauf festgelegten Filterbedingungen hinterlegt. Doch woran liegt dies? Die Ursache ist, dass der Filter auf dem Record durch den geschriebenen Code gesetzt wird, und deshalb die vorherige Einstellung übersteuert wird.

Dies bezieht sich natürlich nicht nur auf Verkaufsangebote, sondern auch auf sonstige Belege, die über die Funktion „Drucken“ im Menüband verfügen.

Der große Vorteil der Berichtseinstellungen liegt auf der Hand. Es können vordefinierte Filterungen erstellt werden, welche Anwender in ihrer täglichen Arbeit regelmäßig nutzen. So kann Arbeitszeit eingespart werden, welche ansonsten für das wiederholte Setzen der Filter gebraucht wird.

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