Unabhängig von Individualanpassungen, die durch den ERP-Dienstleister umgesetzt werden, lässt sich Micro­softs ERP-System Dynamics NAV in viele Richtungen individualisieren. Microsoft stellt bereits viele verschiede­ne Profile und Rollencenter zur Verfügung und auch Team- und Abteilungsleiter können für ihre Mitarbeiter die­se vorhandenen und auch neue Profile und Rollencenter konfigurieren. Somit erhält der ERP-Anwender direkt von Anfang an ein, auf seine Rolle im Unternehmen, zugeschnittenes ERP-System. Und als ob das nicht reicht, kann der ERP-Anwender selbst auch noch Änderungen vornehmen.

1. Das Rollencenter anpassen

Das Rollencenter ist die erste Seite, welche der Anwender nach dem Starten von Dynamics NAV sieht. Diese Sei­te soll einen direkten Überblick über alle wichtigen Dingen bieten. Unerwünschte oder nicht benötigte In­for­mationen lassen sich aber auch bequem ausblenden.

Ein Klick in die obere linke Ecke des Fensters öffnet ein Menü, in dem die Option „Anpassen“ und dann „Diese Seite anpassen…“ ausgewählt wird.

Es öffnet sich ein Menü mit dessen Hilfe sich das Rollencenter bearbeiten lässt.

Der Aufbau dieses Menüs ist schnell erklärt: Auf der linken Seite befinden sich alle Elemente die dem Rollen­cen­ter hinzugefügt werden können und auf der rechten Seite sind alle Elemente vorzufinden, welche sich der­zeit auf dem Rollencenter befinden. Um ein Element hinzuzufügen oder vom Rollencenter zu entfernen hat man die Möglichkeit die Schaltflächen „Hinzufügen“ und „Löschen“ zu verwenden. Hierzu einfach das ge­wünsch­te Element markieren und die entsprechenden Schaltfläche anklicken.

Beispiel: Möchte man das Element Meine Debitoren vom Rollencenter entfernen, so gilt es das Element Meine Debitoren zu markieren (gelb hinterlegt) und den Schaltfläche Löschen zu klicken. Das Element wird nun vom rechten Bereich, in den linken Bereich verschoben und ist nicht mehr im Rollencenter zu sehen.

Über die Schaltfläche „Hinzufügen“, kann das Element jederzeit wieder dem Rollencenter hinzugefügt werden.

Die Schaltflächen auf der rechten Seite dienen dazu Elemente im Layout des Rollencenters zu verschieben. Die Elemente können nach oben, unten, rechts und links verschoben werden, damit das Wichtigste immer gut zu sehen ist.

Viele Elemente bieten Übersichten und Diagramme an. Damit diese Elemente auch genau das anzeigen, was wirklich benötigt wird, können die einzelnen Elemente mit Hilfe der Schaltfläche „Teil anpassen…“ angepasst werden. In dem sich öffnenden Fenster können beispielsweise Spalten eingeblendet oder Diagramme ange­passt werden. Die Bedienung verhält sich hierbei wie beim Anpassen des Rollencenters selbst.

Mit der Schaltfläche „OK“ schließt man das Menü und alle Änderungen werden auf das Rollencenter über­nommen.

2. Den Navigationsbereich anpassen

Der Navigationsbereich befindet sich auf der linken Seite des Fensters. Hier werden wichtige Verknüpfungen mit Seiten abgelegt auf die man täglich zugreift.

Auch hier lassen sich, unabhängig vom eingestellten Profil, die Einstellungen bearbei­ten. Ein Klick in die obere linke Ecke des Fensters und auf die Schaltfläche „Anpas­sen“, zeigt den Menüpunkt „Navigationsbereich anpassen…“.

Das sich öffnende Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt. Zum einen haben wir den Bereich für die Schaltflächen des Navigationsbereichs (grün markiert) und zum anderen haben wir den Bereich für die Listen (rot markiert).

2.1. Listen anpassen

Ähnlich wie beim Anpassen des Rollencenters, können die einzelnen Elemente der Liste verschoben werden. Hier jedoch nur nach oben und nach unten. Um ein Element zu verschieben gilt es, eine der entsprechenden Schaltflächen „Nach Oben“ oder „Nach unten“ zu klicken. Mit der Schaltfläche „Umbenennen“ lässt sich je­derzeit der Titel eines markierten Elements anpassen und mit der Schaltfläche „Löschen“ wird dieses entfernt.

Sollte ein Element einmal nicht verfügbar sein, dann lässt sich jederzeit eine Seite, als Menüpunkt, in den Navigationsbereich, hinzufügen. Hierzu gibt es einmal die Möglichkeit manuell eine Ansicht abzuspeichern (siehe Eigene Ansichten abspeichern) oder im derzeit geöffneten Menü die Schaltfläche „Hinzufügen“ zu be­tätigen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die gewünschte Seite ausgewählt und mit „OK“ bestätigt werden kann.

Bestimmt ist in diesem Fenster aufgefallen, dass es hier nicht möglich ist komplett eigene Aufrufe abzuspei­chern. Beispielsweise Seiten, auf denen bereits gefiltert worden ist. Dies lässt sich hier nicht realisieren und funktioniert nur über das manuelle Abspeichern einer Ansicht. Diese neu abgespeicherte Ansicht wird auto­matisch in den Navigationsbereich eingebettet.

2.2. Schaltflächen des Navigationsbereichs anpassen

Jede Schaltfläche besitzt eine eigene Liste. So ist es möglich, dass man auch jeden Bereich in Teilbereiche un­terteilen kann. Dies dient der Ordnung und Strukturierung. Ein Klick auf einen Schaltflächennamen ändert auch gleich­zeitig die Ansicht der Liste auf der rechten Fensterseite. Auch die Schaltflächen des Navigationsbereichs können mit Hilfe der, mittig platzierten, Schaltfläche nach oben oder unten verschoben werden. Des Weiteren lassen sich hier auch Schaltflächen entfernen („Löschen“) und umbenennen („Umbenennen„“).

Über die Schaltfläche „Neu…“ lassen sich jederzeit neue Schaltflächen für den Navigationsbereich erstellen. Ein Klick darauf öffnet ein neues Fenster, in dem ein zugehöriges Symbol und ein Name ausgewählt werden muss.

In unten stehender Abbildung wurde der Name „Einstellungen“ und ein entsprechendes Symbol ausgewählt:

Mit der Schaltfläche „OK“ wird die Eingabe bestätigt. Die neue Navigationsschaltfläche ist nun in der linken Fensterhälfte vorzufinden und kann mit Seiten befüllt werden.

2.3. Eigene Ansichten abspeichern

In Dynamics NAV besteht weiterhin die Möglichkeit eigene Ansichten abzuspeichern. Dies können beispiels­wei­se vorgefilterte Seiten sein, welche oft benötigt werden. Wie gefiltert werden kann wird in diesem Beitrag nicht behandelt, aber ein ausführliches Video über die Filter-Möglichkeiten in Dynamics NAV haben wir bereits erstellt.

In diesem Beispiel soll eine Seite abgespeichert werden, welche alle gebuchten Verkaufsrechnungen anzeigt, welche noch nicht gedruckt worden sind. Hierzu wird die Seite „Geb. Verkaufsrechnungen“ aufgerufen und die entsprechenden Filter gesetzt. Um die Seite nun abzuspeichern, muss auf den Titel der Seite und nachfolgend auf „Ansicht speichern unter…“ geklickt werden.

In dem sich öffnenden Fenster kann ein Name für die neue Seite festgelegt werden und der Speicherort. Beim Speicherort handelt es sich um die zugehörige Schaltfläche des Navigationsbereichs, unter der die Seite gefun­den werden soll. Der Titel in diesem Beispiel ist „Geb. Verkaufsrechnungen - Nicht gedruckt“ und der Spei­cher­ort „Gebuchte Belege“.

Mit der Bestätigung des Fensters, wird durch einen neuen Dialog darauf hingewiesen, dass Dynamics NAV neugestartet werden muss. Diesen Dialog gilt es zu bestätigen und den Neustart abzuwarten. Nachdem die Anwendung neugestartet worden ist, befindet sich die neue Ansicht unter der Schaltfläche „Gebuchte Be­le­ge“.

Der neue Eintrag im Navigationsmenü kann nun jederzeit nachträglich verschoben oder umbenannt werden.

3. Das Menüband anpassen

Das Menüband befindet sich in Dynamics NAV – auf jeder Ansicht – im oberen Bereich des Fensters. Im Menü­band befinden sich die Aktionen, mit denen die Seiten zusätzliche Funktionalitäten erhalten oder andere Seiten aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Reiter (Start, Aktionen, Navigate, etc.) unterteilt, wobei der Reiter Start immer als erstes sichtbar ist. Es bietet sich also an, oft genutzte Aktionen auf den Reiter Start zu ver­schie­ben und weniger genutzte hieraus zu entfernen. Das Menüband der Seite Verkaufsauftrag sieht wie nachfol­gend aus:

Beispielsituation: Etwaige Fertigungen werden unter Umständen über den Planungsaufruf eines Verkaufsauf­trags erstellt. Die Aktion „Planung“ befindet sich im Reiter „Aktionen“ und ist daher nicht so schnell zu errei­chen wie andere Aktionen im Reiter „Start“. In diesem Beispiel wird das Menüband so angepasst, dass die Aktion „Planung“ im Reiter „Start“ zu finden ist.

Es gilt die Schaltfläche im oberen, linken Bildschirmrand zu betätigen und anschließend die Schaltfläche „An­passen“. Wir finden in dem sich öffnenden Menü die Schaltfläche „Menüband anpassen…“ vor. Diese öffnet das Fenster, in dem das Menüband angepasst werden kann.

In dem Menü sind deutlich die beiden Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ zu erkennen. Auf der rechten Seiten sind weiterhin die bereits auf dem Menüband vorhandenen Aktionen. Die Aktion „Planung“ befindet sich im Register „Aktionen“ und in der darin enthaltenen Gruppe „Planen“. Die Aktion wird markiert und mit der Schaltfläche „Nach oben“, an die gewünschte Stelle in der Registerkarte „Start“ geschoben.

In diesem Beispiel wurde die Aktion bis ganz oben verschoben. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

Die Aktion befindet sich nun im Register „Start“, an vorderster Stelle. Dies lässt sich mit allen Aktionen im Menüband wiederholen. Befindet sich eine gewünschte Aktion noch nicht im rechten Teil des Menüs, so lässt sich über die linke Auswahlliste, jederzeit eine Aktion an gewünschter Stelle, mit Hilfe der Schaltfläche „Hinzu­fügen“ hinzufügen. Für alle zur Verfügung stehenden Aktionen bietet Dynamics NAV bereits fertige Gruppen und Registerkarten. Es ist aber auch jederzeit möglich, die Aktionen in selbst erstellte Gruppen und Register­karten unterzubringen. Um eine neue Gruppe und eine neue Registerkarte zu erstellen gilt es die Schaltflächen „Registerkarte erstellen“ und „Gruppe erstellen“ zu verwenden. Beispielhaft wurde in nachfolgender Abbil­dung eine neue Registerkarte „Belege“ und eine neue Gruppe „Belege“ erstellt. Dieser Gruppe wurden an­schließend aus der linken Auswahlliste die Aktionen „Lieferungen“ und „Rechnungen“ zugewiesen.

Das Ergebnis nach der Bestätigung sieht wie nachfolgend aus:

Des Weiteren lassen sich auf dieselbe Weise auch Menüs erstellen. In diesen Menüs können viele Schaltflächen „unter einer Schaltfläche versteckt werden“. Dies hat den Vorteil, dass man viel Platz sparen kann und trotzdem alles Wichtige an einem Ort wiederfindet. Sollte der Platz einmal dennoch knapp werden, so besteht die Mög­lich­keit auch die Symbole der Aktionen zu verkleinern. Über die Schaltfläche „Standard-Symbolgröße“ lässt sich für jede Aktion einstellen, ob die gewählte Aktion ein kleines oder großes Symbol erhält.

4. Eine Seite anpassen

Als Seite wird in Dynamics NAV jedes „Fenster“ bezeichnet, welches Daten aus einer Tabelle darstellt und die Möglichkeit bietet diese anzupassen. Hierbei spielt es keine Rolle welcher Art (Karte, Liste, etc.) die Seite ist. In jedem Fall macht es Sinn, diese Seiten anzupassen, weil eine Seite für gewöhnlich viele Informationen enthält, die aber gar nicht immer von jedem Anwender gebraucht werden. Diese Informationen können gefahrlos aus­ge­blendet werden. Außerdem können Eingabefelder auch verschoben werden. Beispielsweise hat man die Möglichkeit, dass man die Felder der eigenen Eingabereihenfolge anpasst und so ein schnelleres Arbeiten er­möglicht. Im nachfolgenden wird das Anpassen einer Seite anhand des Verkaufsauftrags erläutert.

Um diese Seite anzupassen gilt es die blaue Schaltfläche, in der oberen linken Ecke, zu betätigen und danach unter dem Punkt „Anpassen“ die Schaltfläche „Diese Seite anpassen…“ auszuwählen.

Es öffnet sich ein Menü, in dem auf der linken Seite die Teile der Seite zur Auswahl stehen, welche angepasst werden können. Ebenfalls ist hier die Schaltfläche „Menüband anpassen…“ vorhanden. Dies ist ein alternativer Weg/Aufruf, um das Menüband einer Seite anzupassen als in Punkt 3 beschrieben. Daher wird diese Schalt­fläche hier nicht weiter beachtet.

Unter „Anzeigeoptionen“ lassen sich globale Einstellungen für die Seite vornehmen. Beispielsweise können hier dauerhaft alle Infoboxen auf der betroffenen Seite ausgeblendet werden.

Die Infoboxen befinden sich am rechten Rand einer Seite und enthalten zusätzliche Informationen (z. B. Kundenstatistiken oder Details über den Debitor).

Über die Schaltfläche „Infoboxen“ lassen sich die angezeigten Infoboxen auch anpassen. Unwichtige oder irre­le­vante Infoboxen können ausgeblendet werden und wichtige Infoboxen eingeblendet. Des Weiteren lassen sich die Infoboxen auch hier verschieben. Dazu verhelfen die Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“.

Die Schaltfläche „Teil anpassen…“ wird dazu verwendet, das gewählte Element anzupassen. Hier können bei­spiels­weise die Informationen, die eine Infobox selber anzeigt, angepasst werden. Die Elemente in einer Info­box lassen sich hierbei über die Schaltflächen „Hinzufügen“, „Löschen“, „Nach oben“ und „Nach unten“, wie zuvor beschrieben, beliebig anordnen.

Mit der Bestätigung des Fensters werden die Einstellungen übernommen.

Eine weitere Schaltfläche ist „Inforegister“. Hier werden die einzelnen Register der Seite angepasst, welche sich in der Mitte der Seite befinden und den Inhalt damit vorgeben. In diesem Menü lassen sich nicht nur be­lie­big Inforegister entfernen oder verschieben, sondern auch der Inhalt eines solchen bearbeiten. In einem Info­re­gister befinden sich die Felder. Um diese anzupassen gilt es das entsprechende Inforegister zu markieren und die Schaltfläche „Inforegister anpassen…“ zu betätigen.

In dem sich öffnenden Menü werden nun alle Felder des entsprechenden Inforegisters angezeigt. Sind Felder noch nicht eingeblendet, so befinden sich diese auf der linken Seite des Menüs. Hier lassen sich zur Verfügung stehende Felder einblenden oder ausblenden. Dies erfolgt ebenfalls über die Schaltflächen „Hinzufügen“ und „Löschen“. Des Weiteren lassen sich die Felder nach oben und nach unten verschieben.

Ein weiterer Bestandteil ist die Wichtigkeit eines Feldes. Die Wichtigkeit definiert, wann ein Feld innerhalb der Registerkarte ein- oder ausgeblendet wird.

  • „Zusätzlich“ bedeutet, dass das Feld erst eingeblendet wird, wenn der Anwender im Inforegister auf „Mehr Felder anzeigen“ klickt. Somit sollten all die Felder als „Zusätzlich" definiert werden, die nur selten benötigt werden.
  • „Standard“ bedeutet, dass das Feld eingeblendet wird. Aber im zugeklappten Zustand der Inforegister wird das Feld nicht angezeigt.
  • „Heraufgestuft“ bedeutet, dass das Feld eingeblendet wird. Aber auch im zugeklappten Zustand der Info­re­gister wird das Feld bzw. der Wert des Feldes dargestellt. Somit sollten all die Felder als „Heraufgestuft“ definiert werden, die immer benötigt werden.

Übersichten lassen sich auf dieselbe Weise anpassen, jedoch erhält man eine zusätzliche Option Fixierung hinzufügen, bzw. Fixierung zu entfernen. Die Schaltfläche fügt der rechten Liste eine Markierung Fixierung hinzu, welche alle davorstehenden Spalten dauerhaft auf der linken Seite „festhält“. Dies ermöglicht das Scrollen nach rechts, ohne die Übersicht über die fixierten Spalten zu verlieren.

5. Einstellungen zurücksetzen

Für den Fall, dass gewisse Einstellungen später nicht mehr stimmen oder die Ansichten nach einer Anpassung gänzlich „durcheinander“ sind, kann man diese mit Hilfe der Schaltfläche „Standardeinstellungen wiederher­stellen“ jederzeit auf den Standard zurücksetzen. Diese Schaltfläche existiert in jedem oben beschriebenen Menü.

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