Prozess Direktlieferung in Microsoft Dynamics NAV

Um den Prozess innerhalb von Microsoft Dynamics NAV abzubilden, müssen sowohl im Verkaufsauftrag, als auch in der Einkaufsbestellung, Einstellungen vorgenommen werden.

Ablauf Streckengeschäft

Verkaufsauftrag

Mit der Anlage der Kundenbestellung (Verkaufsauftrag) beginnt der Prozess innerhalb von Microsoft Dynamics NAV. Nachdem der Verkaufsauftrag inkl. den Verkaufszeilen wie gewohnt angelegt wurde, muss je Verkaufs­auf­tragszeile (Verkaufsposition) definiert werden, ob der Artikel via Direktlieferung an den Kunden verschickt wer­den soll.

Hierfür muss das Merkmal „Direktlieferung“ (Ja/Nein – Booleanfeld) je Verkaufsauftragszeile aktiviert werden.

Dies kann direkt durch den Anwender gesetzt werden, oder alternativ durch die Auswahl eines entsprechenden Einkaufscodes, bei dem das Merkmal „Direktlieferung“ hinterlegt ist.

Die Einkaufscodes können durch die Anwender frei definiert werden (sofern es die Berechti­gungen erlauben) und dienen der besseren Übersichtlichkeit und vereinheitlichten Steuerung der Einkaufsabläufe im Verkauf.

Einkaufsbestellung

In der Einkaufsbestellung, die entweder über die Microsoft Dynamics NAV-Bestellvorschläge automatisch er­stellt oder durch den Anwender manuell angelegt wird, muss nun auch definiert werden, dass die Lieferung der Ware direkt an den Kunden erfolgen soll.

Einkaufsbestellung - Manuelle Direktlieferung

Für den manuellen Prozess wird in der jeweiligen Einkaufsbestellung, in dem Inforegister „Rechnungsdetails“ der Debitor in das Feld „Verk. an Deb.-Nr.“ eingetragen, an den eine Direktlieferung erfolgen soll. 

Hinweis: Das Feld „Verk. an Deb.-Nr.“ war vor der Version
Dynamics NAV 2017 in dem Inforegister/Reiter „Lieferung
und Zahlung“ zu finden.

Nachdem die Debitorenummer eingetragen wurde, wird die bei dem Debitor hinterlegte Lieferadresse in dem Inforegister „Lieferung und Zahlung“ eingefügt.

Auch die bei dem Debitoren hinterlegten „alternativen Lieferadressen“ können nun in dem Feld „Code“ aus­ge­wählt werden.

Die hinterlegte Adresse in dem Inforegister „Lieferung und Zahlung“ im Bereich „Lief. an“ wird dann auf dem Einkaufsbestellbeleg als „Lieferadresse“ ausgegeben.

Als nächster Schritt muss nun der zugehörige Verkaufsauftrag ausgewählt werden. Die Auswahl erfolgt über die Funktion „Aktionen – Direktlieferung – Auftrag holen“.

Hierüber öffnet sich das neue Fenster „Verkaufsübersicht – Auftrag“ in welchem alle Verkaufsaufträge des hin­ter­legten Debitoren (Verk. an Deb.-Nr.) zur Auswahl stehen.

Wählt der Anwender nun den zugehörigen Verkaufsauftrag aus, so werden die darin enthaltenen Positionen, die das Merkmal „Direktlieferung“ hinterlegt haben, automatisch in die Einkaufsbestellzeilen eingefügt.

Auch hier wird je Zeile das Merkmal „Direktlieferung“ hinterlegt.

Einkaufsbestellung – Bestellvorschlag inkl. Direktlieferung

Sofern die Einkaufsbestellungen über die „Bestellvorschläge“ generiert werden sollen, so ist zu beachten, dass diese gesondert erstellt werden müssen.

Dies erfolgt über die Aktion „Start – Direktlieferung – Aufträge holen…“.

Mit dem Ausführen der Aktion öffnet sich ein neues Fenster „Aufträge holen“. Hier kann nun nochmal auf Informationen aus den Verkaufsauftragszeilen z. B. bestimmte Artikel, Debitoren etc., gefiltert werden. 

Bestätigt der Anwender diese mit „OK“ so erstellt Microsoft Dynamics NAV automatisch eine Liste mit den möglichen Bestellzeilen, welche über die „Direktlieferung“ abgewickelt werden sollen.

Nachdem nun diese Bestellvorschläge in Einkaufsbestellungen umgewandelt wurden, muss der Anwender nur noch die automatisch angelegten Bestellungen auf Vollständigkeit prüfen, da die für die Direktlieferung be­nö­tigten Stammdaten („Verk. an Deb.-Nr.“, Merkmal „Direktlieferung“ in den VK-Zeilen inkl. der Verknüpfung zum Verkaufsauftrag) bereits hinterlegt sind.

Verkaufsauftrag liefern/fakturieren

Sobald zu dem Verkaufsauftrag eine zugehörige Einkaufbestellung inkl. verknüpften Zeilen erstellt worden ist, kann der Verkaufsauftrag, unabhängig von dem Lagerbestand der Artikel, geliefert und fakturiert werden.

Durch die Buchung der Lieferung, werden die hinterlegten Mengen der Verkaufszeilen nicht aus dem vorhan­denen Lagerbestand des Artikels abgebucht.

Ist ein Verkaufsauftrag mit Direktlieferung noch nicht mit einer Einkaufsbestellung verknüpft, so wird beim Ver­such diesen zu liefern die folgende Fehlermeldung ausgegeben.

Einkaufsbestellung liefern/fakturieren

Die Buchung der Lieferung und der Rechnung für die Einkaufsbestellung inkl. Direktlieferung erfolgt wie ge­wohnt und unterscheidet sich nicht im Vergleich zu einer „normalen“ Einkaufsbestellung.

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